Etika Mesyuarat Kavyan dirangka oleh Jawatankuasa Kavyan pada 1 Oktober 2003 dan menjadi panduan umum bagi semua mesyuarat rasmi Kumpulan Sasterawan Kavyan.1 - Mesyuarat perlu bermula tepat pada masa yang dinyatakan dalam agenda, surat, SMS atau e-mel. Masa yang tepat ini dirujuk sebagai Waktu Kavyan.
2 - Pengerusi perlu meminta salah seorang individu (biasanya Setiausaha atau Penolong Setiausaha) mencatatkan laporan mesyuarat.
3 - Semua individu yang terlibat dalam mesyuarat mesti hadir sekurang-kurangnya 10 minit sebelum mesyuarat bermula.
4 - Jika ada individu yang lewat 30 minit selepas mesyuarat bermula, individu berkenaan dinasihatkan supaya tidak hadir. Pengerusi berhak tidak membenarkan individu tersebut turut serta dalam mesyuarat berkenaan.
5 - Semua individu perlu membaca agenda dan meneliti bahan-bahan berkaitan yang diedarkan 10 minit sebelum mesyuarat bermula. Jika ada sebarang soalan, perlu membuat catatan pada kertas untuk ditanya semasa mesyuarat.
6 - Semua individu yang menghadiri mesyuarrat perlu mengambil tahu tujuan mesyuarat diadakan dan membuat persediaan yang sewajarnya sebelum menghadiri mesyuarat.
7 - Jika individu tidak dapat hadir mesyuaarat, perlulah memaklumkan kepada pengerusi mesyuarat, iaitu individu yang mempengerusikan mesyuarat berkenaan.
8 - Jika individu tidak dapat hadir pada saat-saat akhir, masih perlu memaklumkan kepada pengerusi mesyuarat melalui telefon atau SMS.
9 - Semua individu yang menghadiri mesyuarat mesti membawa kertas/buku dan alat tulis.
10 - Semua individu mesti berpakaian kemas dan sopan. Seluar pendek serta apa-apa pakaian yang kurang sopan adalah tidak dibenarkan sama sekali.
11 - Semua individu yang menghadiri mesyuarat harus bersikap tenang. Kata-kata kesat dan penghinaan tidak dibenarkan sama sekali.
12 - Semua individu yang menghadiri mesyuarat harus saling hormat-menghormati.
13 - Sebaik sahaja pengerusi mengumumkan mesyuarat bermula, semua individu mesti mengambil tempat dan berhenti berbual atau membuat kerja-kerja lain.
14 - Telefon bimbit perlu diletakkan pada mod senyap (silent mode) sepanjang mesyuarat. Hanya panggilan telefon yang terlalu penting boleh dilayan sepanjang mesyuarat.
15 - Pengerusi boleh berdiri semasa berucap atau bercakap semasa mesyuarat berjalan.
16 - Pada bila-bila masa sepanjang mesyuaraat berjalan, apabila pengerusi berdiri dan/atau bercakap, semua individu lain secara automatik tidak dibenarkan sama sekali bercakap.
17 - Pengerusi perlu mengendalikan mesyuaraat mengikut agenda yang sudah ditetapkan.
18 - Apabila pengerusi meminta salah seoranng individu mengemukakan laporan, individu berkenaan boleh berdiri dan mula membentangkan laporan.
19 - Semasa seorang individu sedang berdiri dan/atau bercakap, semua individu lain tidak dibenarkan berdiri, bercakap, berbual-bual atau mengganggu perjalanan mesyuarat.
20 - Jika individu yang hadir ada sebarang bantahan, maklumat tambahan, soalan atau cadangan, perlu dicatatkan pada kertas.
21 - Selepas individu yang membentangkan laporan habis bercakap, dia perlu duduk.
22 - Pengerusi akan bertanya jika ada sebarrang pertanyaan atau cadangan.
23 - Individu yang ada sebarang bantahan, maklumat tambahan, pertanyaan atau cadangan perlu mengangkat tangan sebagai isyarat.
24 - Pengerusi akan menentukan siapa yang akan bercakap seterusnya.
25 - Individu berkenaan boleh berdiri dan mengemukakan bantahan, maklumat tambahan, pertanyaan atau cadangan.
26 - Semua pertanyaan atau cadangan haruslah ditujukan kepada pengerusi dan bukan kepada individu yang bercakap tadi. Contohnya: “Saudara pengerusi, saya ingin bertanya satu soalan …” atau “Saudara pengerusi, saya tidak setuju dengan kata-kata saudara XYZ …”
27 - Selepas individu tadi habis bercakap, pengerusi akan meminta individu terbabit memberi respon. Respon ini juga mesti ditujukan kepada pengerusi dan bukan kepada individu yang bertanya tadi. Contohnya: “Saudara pengerusi, saya ingin menjelaskan bahawa …”
28 - Semua individu perlu bersikap tenang, hormat, menjaga tutur kata dan kesopanan.
29 - Pengerusi mempunyai kuasa mutlak dalam mengendalikan perjalanan mesyuarat.
30 - Pengerusi berhak meminta seseorang individu berhenti bercakap pada bila-bila masa.
31 - Setiap kali pengerusi berdiri dan/atau bercakap, semua individu mesti berhenti bercakap.
32 - Semasa salah seorang individu sedang berdiri dan/atau bercakap, semua individu lain mesti menumpukan sepenuh perhatian.
33 - Hanya seorang individu dibenarkan bercakap pada satu masa.
34 - Semua individu harus bercakap terus kepada isi (straight to the point) tanpa membuang masa.
35 - Sekiranya perbincangan dirasakan perlu, pengerusi berhak mengumumkan bahawa mesyuarat berehat (lima hingga sepuluh minit) untuk memberi peluang perbincangan. Selepas itu, mesyuarat akan disambung semula.
36 - Pengerusi berhak meminta mana-mana individu yang tidak mematuhi etika supaya meninggalkan mesyuarat dengan serta-merta.
37 - Individu yang hadir lewat tidak berhak bertanya atau mempersoalkan sebarang topik serta keputusan yang diambil oleh mesyuarat sebelum kedatangannya.
38 - Individu yang keluar awal tidak berhak bertanya atau mempersoalkan sebarang topik serta keputusan yang diambil oleh mesyuarat selepas dia meninggalkan mesyuarat.
39 - Semua cadangan dan pertanyaan mesti dikemukakan semasa mesyuarat; bukan sebelum mesyuarat bermula atau selepas mesyuarat ditangguhkan.
40 - Semua individu yang hadir boleh berbincang sesama sendiri mengenai agenda sebelum mesyuarat bermula. Bagaimanapun, cadangan dan pertanyaan hanya dianggap sah jika dikemukakan semasa mesyuarat.
41 - Semua individu tidak dibenarkan mengemukakan cadangan atau pertanyaan selepas pengerusi menangguhkan mesyuarat. Jika timbul sebarang pertanyaan atau cadangan selepas mesyuarat ditangguhkan, sila catat pada kertas dan simpan sehingga mesyuarat seterusnya.
42 - Semua individu dinasihatkan supaya memastikan hadir mesyuarat tepat pada masa serta tidak meninggalkan mesyuarat lebih awal.
43 - Tempoh setiap mesyuarat mestilah tidak lebih 1 jam 30 minit. Jika ada perkara dalam agenda yang belum sempat dibincangkan, maka perlu dibawa ke mesyuarat seterusnya.
44 - Pengerusi harus menangguhkan mesyuarat dengan segera.
45 - Semua perkara sulit yang dibincangkan dalam mesyuarat merupakan rahsia Kavyan dan tidak boleh didedahkan kepada pihak luar yang tidak berkenaan.
46 - Setiausaha bertanggungjawab menyediakaan laporan untuk dikemukakan kepada Jawatankuasa Kavyan untuk tujuan rekod. Laporan perlulah disediakan menggunakan komputer supaya mudah dimuatkan di Blog Kavyan, jika perlu.
